IAB und Anschaffung in DATEV buchen: SKR03 und SKR04

Beispiel und wichtige Abgrenzung

Das Beispiel unterstellt einen im Jahr 2025 gebildeten IAB von 50.000 Euro und die Anschaffung einer Maschine im Januar 2026 für 100.000 Euro netto zuzüglich 19.000 Euro Vorsteuer. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer beträgt zehn Jahre; der Vorsteuerabzug ist vollständig möglich.

2025 ist das Abzugs- oder Bildungsjahr des IAB. Das Investitions- oder Anschaffungsjahr ist 2026. Diese Trennung ist für DATEV, die Steuererklärungen und die Kontrolle der Investitionsfrist entscheidend.

Der IAB ist kein gewöhnlicher Aufwand. Bei Bilanzierenden erfolgen Abzug und Hinzurechnung außerhalb der Bilanz. Erst die steuerliche Kürzung der Anschaffungskosten, die laufende AfA und gegebenenfalls die Sonderabschreibung mindern den steuerlichen Buchwert des Inventars.

• Voraussichtliche und tatsächliche Anschaffungskosten: 100.000 Euro netto
• IAB 2025 und vollständige Hinzurechnung 2026: jeweils 50.000 Euro
• Steuerliche AHK-Kürzung: 50.000 Euro
• Verbleibende AfA-Bemessungsgrundlage: 50.000 Euro
• Degressive AfA 2026: 15.000 Euro
• Volle Sonderabschreibung 2026, falls sinnvoll: 20.000 Euro

Schritt 1: IAB im Abzugsjahr 2025 in DATEV anlegen

Öffnen Sie im Wirtschaftsjahr 2025 den Bereich Rechnungswesen → Anlagenbuchführung → Investitionsabzugsbeträge. Die genaue Bezeichnung kann abhängig von Programmversion, Arbeitsplatz und Benutzerrechten leicht abweichen.

DATEV kann über Nachverbuchung beziehungsweise Buchungen erzeugen einen Buchungsstapel erstellen und an Rechnungswesen übergeben. Kontrollieren Sie anschließend Primanota, Konten und die Entwicklung der offenen Investitionsabzugsbeträge.

1. Neuen IAB für 2025 anlegen und eindeutig bezeichnen, zum Beispiel Maschine Produktion 2026.
2. Voraussichtliche Anschaffungskosten von 100.000 Euro erfassen.
3. Den für den Einzelfall festgelegten IAB eintragen; im Rechenbeispiel sind es 50.000 Euro. Voraussetzungen und Höchstbeträge zuvor prüfen.
4. Gewinngrenze, bereits offene IAB und die dreijährige Investitionsfrist kontrollieren.
5. Statistische Buchungen erzeugen, an Rechnungswesen übergeben und den Buchungsstapel prüfen.

Wenn die DATEV-IAB-Funktion nicht genutzt wird

Der statistische Buchungssatz 9970 an 9971 kann auch manuell erfasst werden. Die Buchung allein ersetzt jedoch nicht die notwendige Nebenrechnung.

Bei Einnahmenüberschussrechnung sowie bei getrennten Handels- und Steuerbereichen ist zusätzlich zu kontrollieren, an welcher Stelle der IAB in Steuererklärung, Anlage EÜR oder steuerlicher Überleitungsrechnung abgebildet wird.

• Abzugsjahr und Bezeichnung der geplanten Investition dokumentieren
• Voraussichtliche Kosten, IAB-Höhe und verbleibenden offenen Betrag festhalten
• Investitionsfrist und spätere Zuordnung zum angeschafften Wirtschaftsgut überwachen
• Steuererklärungswerte mit Finanz- und Anlagenbuchführung abstimmen

Schritt 2: Anschaffung der Maschine 2026 erfassen

Die Anschaffung wird in DATEV Rechnungswesen und der Anlagenbuchführung über Direktanlage, Sofort- beziehungsweise Direkterfassung oder durch die manuelle Anlage eines Inventars erfasst. Entscheidend ist, dass genau ein Inventar entsteht und Finanzbuchführung und Anlagenbuchführung übereinstimmen.

Das Beispiel unterstellt eine Eingangsrechnung über 100.000 Euro netto und 19.000 Euro Umsatzsteuer. Bei Buchung über ein Personenkonto wird statt des Sammelkontos das konkrete Kreditorenkonto verwendet. Mit DATEV-Steuerautomatik kann die Vorsteuer über den passenden Buchungsschlüssel erzeugt werden.

Schritt 3: Inventar mit dem IAB aus 2025 verknüpfen

Öffnen Sie das Inventar der Maschine in der Anlagenbuchführung und ordnen Sie den noch offenen IAB aus 2025 zu. Hinzurechnung und AHK-Kürzung dürfen jeweils höchstens 50 Prozent der tatsächlichen Anschaffungskosten erreichen; die AHK-Kürzung ist zusätzlich auf den Hinzurechnungsbetrag begrenzt.

Die Hinzurechnung erhöht den steuerlichen Gewinn 2026 außerbilanziell. Sie ist kein handelsrechtlicher Ertrag.

1. IAB aus dem Abzugsjahr 2025 auswählen.
2. 50.000 Euro der Anschaffung zuordnen und vollständig hinzurechnen.
3. Eine steuerliche AHK-Minderung in gleicher Höhe von 50.000 Euro auswählen.
4. Kontrollieren, dass die steuerliche AfA-Bemessungsgrundlage danach 50.000 Euro beträgt.
5. Buchungen erzeugen und mit Inventarentwicklung, Primanota und Steuerbereichen abstimmen.

Schritt 4: Anschaffungskosten vollständig kürzen

Im Rechenbeispiel wird das Wahlrecht zur steuerlichen AHK-Kürzung vollständig ausgeübt. Die steuerlichen Anschaffungskosten der Maschine sinken dadurch von 100.000 auf 50.000 Euro. Die Wahl ist im Einzelfall gesondert zu treffen.

Die Konten 4853 und 6243 sind DATEV-Steuerbilanzkonten. Bei getrennten Handels- und Steuerbereichen darf die Kürzung nicht ungeprüft in die Handelsbilanz übernommen werden.

Schritt 5: Degressive AfA im Einzelfall festlegen

Für begünstigte bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt werden, beträgt die degressive AfA höchstens das Dreifache des linearen Satzes und höchstens 30 Prozent.

Bei zehn Jahren Nutzungsdauer beträgt der lineare Satz zehn Prozent; das Dreifache und zugleich der gesetzliche Höchstsatz sind 30 Prozent. Auf die reduzierte Bemessungsgrundlage von 50.000 Euro ergibt sich eine degressive AfA von 15.000 Euro. Bei Anschaffung nach Januar ist monatsgenau zu kürzen.

Das Beispiel verwendet den rechnerisch zulässigen Satz von 30 Prozent. Daraus folgt keine allgemeine Vorgabe: Abschreibungsmethode und Satz sind anhand der konkreten Nutzungsdauer, des Anschaffungszeitpunkts und der individuellen steuerlichen Auswirkungen festzulegen.

Schritt 6: Sonderabschreibung prüfen und Höhe festlegen

Zusätzlich zur degressiven AfA kann unter den Voraussetzungen des § 7g Abs. 5 und 6 EStG im Anschaffungsjahr und in den vier Folgejahren eine Sonderabschreibung von insgesamt bis zu 40 Prozent genutzt werden.

Im Beispiel werden 40 Prozent der nach der AHK-Kürzung verbleibenden Bemessungsgrundlage von 50.000 Euro angesetzt, also 20.000 Euro. Die vollständige Nutzung im Anschaffungsjahr ist nur eine mögliche Variante und muss nach Verlustnutzung, Steuersatzverlauf und Steuerliquiditätsplanung gesondert beurteilt werden.

• Volle Nutzung 2026: im Beispiel der höchste sofortige Ergebniseffekt
• Teilweise oder spätere Nutzung: möglich innerhalb des fünfjährigen Begünstigungszeitraums
• Besondere Prüfung bei Verlusten, Verlustverrechnungsbeschränkungen oder voraussichtlich höheren späteren Steuersätzen

Ergebnis der dargestellten Beispielvariante

Hinzurechnung und AHK-Kürzung gleichen sich im Anschaffungsjahr zunächst aus. Die zusätzliche frühe Wirkung entsteht durch degressive AfA und Sonderabschreibung auf die reduzierte Bemessungsgrundlage.

Der Liquiditätsvorteil ist eine Vorverlagerung von Abzugsvolumen und keine endgültige Steuerbefreiung. Der steuerliche Restbuchwert zum 31. Dezember 2026 beträgt 15.000 Euro.

Andere zulässige Varianten

Die Anleitung zeigt eine Variante mit vollständiger Nutzung der beschriebenen Wahlrechte. DATEV kann auch andere steuerlich zulässige Entscheidungen abbilden.

• Ohne Sonderabschreibung beträgt die Gewinnminderung 2026 im Beispiel 15.000 Euro; der Restbuchwert liegt bei 35.000 Euro. Das nicht genutzte Sonderabschreibungsvolumen kann grundsätzlich später im Begünstigungszeitraum eingesetzt werden.
• Ohne AHK-Kürzung wird der IAB trotzdem hinzugerechnet. Bei 30 Prozent degressiver AfA und 40 Prozent Sonderabschreibung auf 100.000 Euro beträgt die Gewinnminderung 2026 netto 20.000 Euro statt 35.000 Euro.
• Bei linearer AfA wären im Beispiel zehn Prozent von 50.000 Euro, also 5.000 Euro, abziehbar. Zusammen mit voller Sonderabschreibung ergäbe sich 2026 eine Gewinnminderung von 25.000 Euro.
• Bei sehr kurzer Nutzungsdauer kann der lineare Jahresbetrag rechnerisch höher sein als der zulässige degressive Betrag. Die Methode ist deshalb anhand des Einzelfalls und nicht allein anhand der höchsten Jahres-AfA zu wählen.

Abweichende DATEV-Konten für Fahrzeuge

Bei Fahrzeugen verwendet DATEV eigene Konten. Zusätzlich sind die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung und der belastbare Nachweis besonders sorgfältig zu prüfen.

Für Elektrofahrzeuge kann die besondere AfA nach § 7 Abs. 2a EStG im Anschaffungsjahr 75 Prozent betragen. Sie ist für dasselbe Fahrzeug nicht mit der Sonderabschreibung kombinierbar und darf nicht ungeprüft nach dem Maschinenbeispiel gebucht werden.

Abschlusskontrolle für Mitarbeiter und Selbstbucher

Die automatische DATEV-Übergabe ersetzt die fachliche Kontrolle nicht. Vor Abschluss des Buchungsstapels sollten mindestens die folgenden Punkte dokumentiert werden.

• Abzugsjahr 2025 und Anschaffungsjahr 2026 sind eindeutig getrennt.
• IAB-Bildung und Hinzurechnung wurden statistisch und außerbilanziell erfasst.
• Die Anschaffung wurde nur einmal als Inventar angelegt und mit dem richtigen IAB verknüpft.
• Hinzurechnung und AHK-Kürzung stimmen mit jeweils 50.000 Euro überein.
• Die reduzierte steuerliche AfA-Bemessungsgrundlage beträgt 50.000 Euro.
• Der im Einzelfall gewählte degressive Satz wurde aus der konkreten Nutzungsdauer ermittelt und bei unterjähriger Anschaffung zeitanteilig gekürzt.
• Die Sonderabschreibung wurde ausdrücklich auf Vorteilhaftigkeit geprüft.
• Anlagenbuchführung, Finanzbuchführung, Steuerbilanz beziehungsweise Anlage EÜR stimmen überein.
• Nutzungs- und Verbleibensvoraussetzungen werden bis zum Ende des Folgejahres überwacht und nachgewiesen.

Fazit

Die Beispielrechnung bildet den IAB im Abzugsjahr, rechnet ihn im Anschaffungsjahr hinzu, kürzt die Anschaffungskosten in gleicher Höhe und kombiniert degressive AfA mit einer Sonderabschreibung. Höhe und Zeitpunkt jedes Wahlrechts sind vor der Buchung für den konkreten Fall festzulegen.

In DATEV sollte der Ablauf möglichst über die Anlagenbuchführung und die dortige IAB-Verknüpfung erfolgen. Die erzeugten Buchungen sind anschließend trotzdem anhand von Inventar, Primanota, Steuerbereichen und Steuererklärungswerten zu kontrollieren.